Privacybeleid
Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting PVG via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via het inschrijvingsformulier.
Deze gegevens worden dan geregistreerd in Scouts Online door de gegevensbeheerder. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Gezondheidsformulieren
Scouting PVG hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving.
Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik.
Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier die per seizoen hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van het seizoen of de activiteit vernietigd.
Registratie regionale of landelijke activiteiten
Voor regio of landelijke activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een separaat registratieformulier op Scouts Online, zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden bij inschrijving een machtigingsformulier in.
Deze machtigingsformulieren worden fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in het systeem van de Rabobank. De penningmeester van Scouting PVG heeft inzicht in de financiële gegevens.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood of ten behoeve van programmas kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.
Online media
Scouting PVG maakt gebruik van e-mailcommunicatie. Deze communicate wordt verstuurd op het opgegeven e- mailadres bij lidmaatschapsregistratie.
Daarnaast verstuurd Scouting Nederland ook een Magazine en nieuwsbrief naar het opgegeven adres. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out.
Op www.scouting-pvg.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.
Beeldmateriaal
Scouting PVG maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting PVG en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.
Communicatie
Het privacybeleid van Scouting PVG is terug te vinden via www.scouting-pvg.nl en op te vragen via het secretariaat op info@scouting-pvg.nl.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting PVG binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@scouting- pvg.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
Social media